Zur besseren Lesbarkeit wird in dieser Information ausschließlich das generische Maskulinum verwendet. Die in dieser Information verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich – sofern nicht anders kenntlich gemacht – auf alle Geschlechter gleichermaßen.
I. Vorausbemerkungen
Die GRAWE Immo AG hat in Umsetzung des HinweisgeberInnenschutzgesetz (kurz: HSchG) ein Whistleblowing-Meldesystem eingerichtet, welches potenziellen Hinweisgebern ermöglicht, Rechtsverletzungen in Lebensbereichen von besonderem öffentlichen Interesse einfach unternehmensintern bei einer weisungsfreien Stelle, der WHISTLEBLOWING-Meldestelle, zu melden.
Diese Seite dient als Information über die Ihnen im Falle einer Hinweisgebung nach den Bestimmungen des HSchG zustehenden Rechte und Pflichten sowie als Information über die eingerichteten unternehmensinternen Abläufe.
II. Wer gilt als Hinweisgeber?
Als Hinweisgeber gelten Personen, die aufgrund laufender oder früherer beruflicher Verbindung zur GRAWE Immo AG Informationen über bestimmte Rechtsverletzungen erlangt haben. Hinweisgeber können sein:
In den Schutzbereich des HSchG fallen auch Personen, welche
III. Welche Rechtsverstöße können von Hinweisgebern gemeldet werden?
Hinweisgeber werden ausdrücklich ermutigt, Rechtsverletzungen in den nachstehend angeführten Bereichen unternehmensintern zu melden.
Unter dem Begriff „Rechtsverletzung“ sind Verstöße gegen eine der in den genannten Bereichen bestehenden Rechtsvorschriften zu verstehen oder solche, die dem Ziel und Zweck dieser Rechtsvorschriften entgegenlaufen.
Als Rechtsverletzung gelten alle Missstände und Unregelmäßigkeiten in den genannten Bereichen sowie darauf bezogene (versuchte) Verschleierungshandlungen.
IV. Wann sind Hinweisgeber nach den Bestimmungen des HSchG geschützt?
Hinweisgeber, die zum Zeitpunkt der Einbringung des Hinweises auf Grundlage der ihnen verfügbaren Informationen annehmen können, dass
genießen Schutz nach den Bestimmungen des HSchG.
V. Welchen Schutz genießen Hinweisgeber?
Im Falle von berechtigten Hinweisen sind jegliche Vergeltungsmaßnahmen unzulässig [z.B. Kündigung, Versetzung, negative Dienstbeurteilungen, Versagung der Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen, Nichtverlängerung des Dienstverhältnisses, Ausstellung eines schlechten Dienstzeugnisses, Herabstufung oder Versagung einer Beförderung, Nötigung, Mobbing, Ausgrenzung, Diskriminierung, Rufschädigung etc.).
Dieser Schutz gilt auch für Personen, die Hinweisgeber unterstützen oder diesen persönlich nahestehen.
Vom Schutz des HSchG ausgenommen sind Personen, welche wissentlich offenkundig falsche Hinweise abgeben. Wissentliche Falschmeldungen können zu dienstrechtlichen Konsequenzen bis hin zur Entlassung, zu Schadenersatzpflichten, zu einer strafrechtlichen Verfolgung (z.B. Verleumdung) sowie zu Verwaltungsstrafen führen.
Hinweisgeber haben Anspruch auf Schutz ihrer Identität. Dies bedeutet, dass die weisungsfreien und zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit verpflichteten Mitarbeiter der WHISTLEBLOWING-Meldestelle ohne die ausdrückliche Zustimmung des Hinweisgebers nicht berechtigt sind, die Identität von Hinweisgebern an Dritte weiterzugeben.
Die Offenlegung ist nur statthaft, wenn jene im Rahmen behördlicher oder gerichtlichen Untersuchungen, Ermittlungen oder Verfahren unerlässlich und verhältnismäßig ist.
Hinweisgeber und Personen in ihrem Umkreis haften nicht für rechtliche oder tatsächliche Folgen eines berechtigten Hinweises.
VI. Welchen Schutz genießen von Hinweis betroffene Personen?
Es gilt der Grundsatz der Unschuldsvermutung. Die von einem Hinweis betroffenen Personen sind vor Vorverurteilungen, falschen Beschuldigungen und Diffamierungen geschützt.
Die Identität von der Hinweisgebung betroffenen Personen wird strikt geheim gehalten (Vertraulichkeit und Verschwiegenheit). Ohne Zustimmung des Betroffenen wird dessen Identität von der internen WHISTLEBLOWING-Meldestelle keiner anderen Person offengelegt.
VII. Interne WHISTLEBLOWING- Meldestelle und Verfahrensablauf:
1. Allgemeines
Die interne WHISTLEBLOWING-Meldestelle ist in der Rechtsabteilung der GRAWE Immo AG eingerichtet und werden eingehende Hinweise von speziell geschulten und weisungsfreien Personen erfasst und bearbeitet. Die befassten Mitarbeiter gehen allfälligen Hinweisen unvoreingenommen und unparteilich nach.
Die Mitarbeiter der internen WHISTLEBLOWING-Meldestelle unterliegen strengen Vertraulichkeits- und Verschwiegenheitspflichten in Bezug auf gemeldete Sachverhalte und haben den Schutz der Identität von Hinweisgebern und aller von Hinweisen betroffenen Personen zu gewähren.
Haben Mitarbeiter der WHISTLEBLOWING-Meldestelle im Anlassfall objektive Zweifel an Ihrer eigenen Unvoreingenommenheit und Unparteilichkeit, so haben jene die Mitwirkung an der Bearbeitung von eben solchen Hinweisen zu unterlassen.
Die interne Meldestelle sind auch mit der Vornahme allfälliger Folgemaßnahmen[1] betraut. Bei der Behandlung Folgemaßnahmen werden die Interessen der GRAWE Immo AG sowie der Interessen sowie aller Beteiligten berücksichtigt.
Sofern keine gesetzliche Pflicht zur Anzeige bei Behörden besteht, soll der unternehmensinternen Abklärung Vorrang vor der Einschaltung von externen Stellen gegeben werden.
2. Wie und Wo kann eine Meldung über Rechtsverstöße abgegeben werden?
Hinweise können schriftlich per E-Mail oder postalisch sowie mündlich und fernmündlich an die untenstehende Adresse abgegeben werden. Um gewährleisten zu können, dass postalisch abgegebene Hinweise ausschließlich von den Mitarbeitern der internen Meldestelle bearbeitet werden, ist die WHISTLEBLOWING-Meldestelle in der Anschrift unbedingt anzuführen!
GRAWE IMMO AG
WHISTLEBLOWING-Meldestelle
Kaiser-Josef-Platz 1
8010 Graz
E.: whistleblowing@grawe-immo.at
T.: +43 (0) 316/832339 – 8024
3. Verfahrensablauf
Die interne WHISTLEBLOWING-Meldestelle hat dem Hinweisgeber den Eingang eines schriftlichen Hinweises unverzüglich, spätestens jedoch binnen sieben Kalendertagen an die vom Hinweisgeber bekanntgegebene Anschrift zu bestätigen (§9 Abs 1 HSchG). Ausnahmen:
– Hinweisgeber spricht sich gegen Bestätigung aus
– WHISTLEBLOWING-Meldestelle hat Grund zur Annahme hat, dass durch die Bestätigung der Schutz der Identität des Hinweisgebers beeinträchtigt wird.
Jeder Hinweis wird von der internen WHISTLEBLOWING-Meldestelle auf Stichhaltigkeit überprüft. Die interne WHISTLEBLOWING-Meldestelle hat einem Hinweis nicht nachzugehen, der nicht in den Geltungsbereich des HSchG fällt, oder sollten sich aus dem Hinweis selbst keine Anhaltspunkte für eine Stichhaltigkeit ergeben.
Offenkundig falsch abgegebene Hinweise werden von der internen WHISTLEBLOWING-Meldestelle mit Nachricht an den Hinweisgeber zurückgewiesen, dass derartige Hinweise Schadenersatzansprüche begründen und gegebenenfalls gerichtlich oder als Verwaltungsübertretungen verfolgt werden können.
Hinweisgeber sind berechtigt, abgegebene Hinweise nach Entgegennahme durch die interne WHISTLEBLOWING-Meldestelle bei dieser schriftlich zu ergänzen oder zu berichtigen. Auf Verlangen ist die Entgegennahme von Ergänzungen und Berichtigungen ebenfalls spätestens nach sieben Kalendertagen schriftlich zu bestätigen.
Auf Ersuchen des Hinweisgebers, dem innerhalb von 14 Tagen nachzukommen ist, hat eine Zusammenkunft zur Besprechung des Hinweises stattzufinden. Im Falle einer solchen Zusammenkunft wird das Gespräch von Mitarbeitern der WHISTLEBLOWING-Meldestelle in Form eines Protokolls dokumentiert.
Dem Hinweisgeber wird die Gelegenheit gegeben, das Protokoll der Zusammenkunft zu prüfen, allenfalls zu berichtigen und gegebenenfalls per Unterschrift zu bestätigen.
Spätestens drei Monate nach Eingang des Hinweises ist dem Hinweisgeber bekanntzugeben, ob und welche Folgemaßnahmen ergriffen worden sind bzw. aus welchem Grund der Hinweis nicht weiterverfolgt wird.
„Folgemaßnahme“: ab der Abgabe und infolge eines Hinweises ergriffene Maßnahme einer internen oder externen Stelle, einer Organisationseinheit eines Unternehmens, einer Verwaltungsbehörde, eines Gerichts oder der Staatsanwaltschaft wie die Prüfung der Stichhaltigkeit des Hinweises, interne Nachforschungen, Ermittlungen, oder die Veranlassung, Einleitung, Durchführung oder Beendigung eines Verfahrens oder sonstige Maßnahme zum weiteren Vorgehen gegen den Verstoß, zur Strafverfolgung oder zur Wiederherstellung des rechtmäßigen Zustandes (§ 5 Z 3 HSchG);
VIII. Externe Hinweisgebung und Veröffentlichung:
Hinweisgeber sollen prüfen, ob sie einen Hinweis zunächst einer internen Stelle geben können. Einer internen Meldung ist sohin Vorzug zu geben.
Hinweise an externe Stellen (Bundesamt zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung, Staatsanwaltschaft, Verwaltungsbehörden etc.) sind dann statthaft, wenn die Behandlung eines Hinweises im internen Hinweisgebersystem nicht möglich, nicht zweckentsprechend oder nicht zumutbar ist oder sich als erfolglos oder aussichtslos erwiesen hat.
Im Falle von Veröffentlichungen von Hinweisen genießen Hinweisgeber nur dann Schutz nach den Bestimmungen des HSchG, wenn
IX. Dokumentation, Datensicherheit- und Datenschutz:
Die interne WHISTLEBLOWING-Meldestelle hat alle eingehenden Hinweise und alle im Zusammenhang mit Hinweisen vorgenommene Aufzeichnungen zu dokumentieren (Dokumentationspflicht). Alle Aufzeichnungen werden in einem vertraulichen und sicheren System gespeichert, zu welchem ausschließlich Mitarbeiter der interne WHISTLEBLOWING-Meldestelle Zugriff haben.
Die Verarbeitung von mit Hinweisen in Zusammenhang stehenden personenbezogenen Daten ist zum Zwecke der Überprüfung und Erledigung von Hinweisen sowie zur Verhinderung von Rechtsverletzungen zulässig. Die Verarbeitung von sensiblen Daten (Art 9 Abs 1 DSGVO) sowie Daten gem. Art 10 DSGVO[1] ist zulässig, sofern die Verarbeitung zum Zwecke der Erledigung von Hinweisen unbedingt erforderlich ist.
Die Verarbeitung wird auf solche von personenbezogenen Daten eingeschränkt, die zur Feststellung und Ahndung von Rechtsverletzungen benötigt werden. Personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung eines Hinweises nicht benötigt werden, werden nicht erhoben bzw. sind unverzüglich gelöscht, falls sie unbeabsichtigt erhoben werden.
Als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung gilt die GRAWE Immo AG.
Solange dies zum Identitätsschutz von Hinweisgebern, Unterstützern, nahestehende Personen und vom Hinweis betroffenen Personen sowie Zwecks Verhinderung einer Unterlaufung oder Verschleppung von Hinweisen und Folgemaßnahmen erforderlich ist, können die datenschutzrechtlichen Informations-, Auskunfts- und Löschungsrechte
(insbesondere für die Dauer der Durchführung eines verwaltungsbehördlichen oder gerichtlichen Verfahrens) eingeschränkt werden.
Grundsätzlich sind die einen Hinweis betreffenden personenbezogene Daten für die Dauer von max. 5 Jahren ab der letzten Verarbeitung aufzubewahren. Im Falle von laufenden Verfahren können längere Aufbewahrungsfristen resultieren.
Protokolldaten über Vorgänge sind ab ihrer letztmaligen Verarbeitung oder Übermittlung bis drei Jahre nach Entfall der Aufbewahrungspflicht aufzubewahren.
[1] personenbezogene Daten über gerichtlich oder verwaltungsbehördlich strafbare Handlungen oder Unterlassungen, insbesondere auch über den Verdacht der Begehung von Straftaten, sowie über strafrechtliche Verurteilungen oder vorbeugende Maßnahmen.
X. Strafbestimmungen:
Personen, die
begeht eine Verwaltungsübertretung und ist, wenn die Tat nicht nach einer anderen Bestimmung mit strengerer Strafe bedroht ist, von der Bezirksverwaltungsbehörde mit Geldstrafe bis zu 20.000 Euro, im Wiederholungsfall bis zu 40.000 Euro zu bestrafen.